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会議のやり方、少し改善しよう
- 2007/10/07(Sun) -
 ある会社の部長会議でのこと。

 ある部長さんが、部長会議で決めてほしいこと(議題)を提示しました。

 すぐに、様々な人から様々な意見が出されまた。活発な意見が交換されるのはこの会社の良いところです。

 会社によっては、発言を全くせず、何のために出てきているのかわからないメンバーが大半なんてこともありますから、その意味ではこの会社はおしいところです。

 私は部外者で、その問題の意味がよくわからないので、手元の紙に意見を関連線などで関連づけながら記録していました。

 そして気づいたことが3つ、

 (1)出される意見が必ずしも同じ論点についてのものではない
 (2)出される意見を誰も共有しようとしないので、会議メンバーはおそらく、出される意見を十分には把握していないであろうこと
 (3)そして、最もびっくりしたことは、解決しなければならない問題は、ひとつではなく2つあったという事実

 そして、私は2つのことを皆さんにお願いすることになりました。

 (1)会議に諮りたいことがある場合は、少なくとも最初に次のことは明確にすること
  ・付議したいテーマ
  ・背景、検討しなければならない理由、配慮が必要な事項
  ・考え得る選択肢
  ・発議者としての選択とその理由
 
 (2)出された意見は、とりあえず箇条書きで良いので、ホワイトボードに書いて全員で共有すること

 それほど難しいことは言っていません。

 でも、これだけでも大分会議はうまくできるようになります。


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コメント
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会議の空中戦は多いですね 今回の提案だけでもかなり改善できそうですね
ところで、その部長会議ですが、まとめ役
は部長の中から選ばれているのですか?それとも、他の方なんでしょうか?
そこらへんも知りたいです
2007/10/07 17:01  | URL | ソラピー #-[ 編集] |  ▲ top

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ソラピーさん
お久しぶりです。
「空中戦」なんて、ファシリテーターらしいですね。
その会議で「空中戦」って言っても全く通じませんでした。
ちなみに、まとめ役は部長のひとつ上の本部長です。
議長ぶりはご想像の通りです。
2007/10/07 18:03  | URL | 南の冠座 #-[ 編集] |  ▲ top

--
部長会議といっても本部長クラスが仕切るどこも同じですね どちらにしても、課題が明確というよりも、課題が、分かっていないところもあるのでは 
おもしろいですね、よその会議は ちなみにコーチのトレーニングで、効果的なチームを作るというのがあり、ミーティングの進め方の話になりました、いつものネタを話ていたら、それでマニュアルが出来ますねという人がいたので、マニュアルじゃなく、ファシリテーターのハートしだいですとこたえました 何でもマニュアル化、これも嫌です
2007/10/07 22:20  | URL | ソラピー #-[ 編集] |  ▲ top

--
口では意見を促していても、発言しにくい雰囲気作るの上手な人いますもんね。
ま、とりあえずは書く(描く)ことで共通の記録を持つという形から入ってもらうことにしています。
その意味ではマニュアル的ですけど、形から入って除々にマインドを理解する同士を作ることですかね。
2007/10/08 10:52  | URL | 南の冠座 #-[ 編集] |  ▲ top


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