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ゼロベースマネジメント革命(6)
- 2009/03/12(Thu) -
Ⅳ.間接業務効率化の重要ポイント

 間接業務を効率化する、その目的は次の通りです。
 ①中期的視点で間接コストを確実に削減する
 ②経営資源を戦略的視点で重点配分する
 ③ビジネススピードを高めて顧客指向の経営を実現する

 こんなことを目的と考えた時、私は20年のコンサルティング経験を踏まえて、以下のような事柄が重要なポイントであると考えています。

1.明確な経営戦略の前提
 間接業務の効率化、ホワイトカラーの生産性向上、業務改善・・・様々な名称で語られますが、そんなテーマのプロジェクトにかかわったり、横で見たりし感じることがあります。
 それは、ただ闇雲に仕事の量を減らすことだけに視点をおいた取り組みに終始するということです。
 具体的には、事務調査票によって事務の概要と事務量を把握し、担当者ヒヤリングによって詳細な事務手続を把握し、更には帳票を分析し、月間での事務量の変動即ち工数山積みによって課題を見いだそうとしたり・・・、全て有意義な活動ではあります。

 ただ、重要な視点が抜け落ちています。

 業務を効率化するための視点は大きく2つあります。

 ひとつは、仕事のやり方を変えることで仕事量を減らそうという視点。例えば、二重作業三重作業を発見して統合する、決裁を簡素化する、転機を減らす、コンピュータ化する、平準化する、プレプリント化する、帳票を統廃合する・・・、まさに上記のような分析に基づいて明らかになる視点です。

 もうひとつは、戦略的な視点です。
 それぞれの機能に求める重点は何か、機能ごとのサービス水準はどこまで求めるのか、顧客の利便性を考えたビジネス・プロセスと組織はどのようなものか、などといった視点ですが、これらは明確な戦略の前提なしには明らかになりません。

 本稿の目的は、単に短期的にコストを削減するということに留まらず、この機会に戦略的に競争力をたかめるビジネス・プロセスを作ろうということですから、2つ目の視点こそより重要になるというわけです。

 明確な戦略が明らかになったら、ビジネス・プロセス全体の中でどのプロセスでどの程度の効果を求めるのかを規定し、それを数値目標として定める必要があります。

 バランス・スコアカードにおけるKPI(重要業績評価指標)がそれにあたります。

 この件については、以前記事にしていますので、こちらをご覧下さい。

 尚、このKPIは、あとで業務機能ごとの計画作りをする際に次の2つ点で重要な意味を持つことになります。
  ①業務のサービス水準を示す
  ②業務機能ごとの優先順位づけの基準になる


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